Presso il CED INAF sono state realizzate alcune liste di posta elettronica utilizzate per far circolare informazioni che riguardano il personale dell'Ente .
Le prime liste sono state create per informare tutto il personale, o gruppi omogenei per funzione, effettuando iscrizioni d'ufficio. Con il passar del tempo e' cresciuta l'esigenza di utilizzare la posta elettronica per affrontare problemi e discutere, quindi, per non snaturare la funzione e la struttura delle liste "di informazione" si e' preferito creare una lista "di discussione" . Altre, specifiche ma sempre a iscrizione volontaria, potranno essere create in futuro.
Vogliamo qui definire le regole di utilizzo ( in gergo la "policy" ) per le liste di informazione e per le liste di discussione.
Liste di informazione dell'INAF
Sonodi informazione le liste: dipendenti, ricercatori, tecnici-ammin, associati, contrattisti, ma anche resp-ammin, direttori etc
L'iscrizione a tali liste avviene per via automatica, a partire dall'archivio anagrafico dei dipendenti ( archivi CSA del Cineca ), oppure sono iscrizione d'ufficio gestite manualmente. In tutti i casi non e' possibile per il singolo utente gestire in modo autonomo l'iscrizione o la cancellazione da tali liste
Le liste informative che non permettono al singolo utente di scegliere se essere incluso oppure no, che contengono molte centinaia di indirizzi di posta elettronica devono essere utilizzate secondo finalita' precise per non recare disturbo alla comunita' degli iscritti..
Regole di utilizzo delle liste informative ( dipendenti, ricercatori ... )
Le liste informative sono liste moderate a cui possono scrivere gli iscritti alle liste, o colleghi di altri Enti/organizzazioni di cui si e' valutato che il contenuto dei messaggi possa essere di interesse per l'attivita' professionali escludendo qualunque tipo di offerta economica/pubblicitaria, che non siano convenzioni gia' ufficialmente sottoscritte dall'Ente.
Le dimensioni dei messaggi, allegati compresi , non devono essere superiori a 500 K byte
Sono ritenuti messaggi pertinenti alle liste informative :
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- tutte le comunicazioni di servizio provenienti dalla presidenza, dalla sede centrale e dagli altri uffici e unita' amministrative INAF
- gli annunci di bandi di ricerca e di concorso, AO e job opportunities (presso strutture INAF o altrove purche' inviate da iscritti)
- gli annunci di AO osservativi
- gli annunci di congressi
- le comunicazioni di candidature in caso di elezioni interne
- gli annunci una tantum di sottoscrizioni, raccolte di firme o altre comunicazioni purche' inerenti all'INAF o agli enti di ricerca
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Gli annunci di cui sopra dovranno essere chiaramente configurati come annunci una tantum. In particolare non dovranno essere anonimi e dovranno contenere un indirizzo a cui inviare eventuali risposte.
Non saranno ammesse conversazioni e discussioni sulle liste ufficiali (per queste esiste la lista discussioni). In particolare anche le risposte ad annunci e cominicazioni di servizio saranno dirottate nella lista discussioni.
I messaggi il cui contenuto non e' pertinente alle liste ufficiali (off-topic) saranno rigettati dai moderatori
- Nei casi opportuni sara' rivolto l'invito di utilizzare la lista di discussione. Saranno rigettati i messaggi inviati simultaneamente a discussioni ed a una lista informativa
- Va' evitato di inviare un messaggio a piu' liste informative, in quanto alcune di queste sono comprese in altre ( ad esempio la lista dipendenti comprende gli iscritti di ricercatori e tecnici
Le liste di discussione INAF
Su richiesta di gruppi di dipendenti e contestuale definizione di chi ne curera' gli aspetti organizzativi ( moderatore\i ) possono essere attivate sui sistemi del CED liste di discussione su specifiche problematiche tecniche e scientifiche a cui potranno iscriversi tutti i dipendenti e collaboratori interessati.
Inoltre e' stata creata una lista discussioni , molto generale, la cui esistenza e policy sara' annunciata, e periodicamente ricordata, sulle liste dipendenti e associati
La lista discussioni 
inaf.it
La lista discussioni inaf.it e' una lista per discussioni su tematiche di comune interesse dei dipendenti ed associati INAF che prevede l'adesione alle seguenti REGOLE DI COMPORTAMENTO
All'atto dell'iscrizione i dipendenti riceveranno un messaggio di notifica e potranno decidere di cancellarsi dalla lista in ogni momento.
Saranno invitati a iscriversi alla lista discussioni tutti gli iscritti attuali alla lista associati. Questi verranno iscritti solo se confermeranno la volonta' di iscriversi .
I moderatori della lista possono essere raggiunti all'indirizzo discussioni+owner inaf.it per un eventuale aiuto per iscrizioni/cancellazione etc
Modalita' di iscrizione alla lista
La lista discussioni e' una lista chiusa , ossia solo gli iscritti possono inviare posta esclusivamente dall'indirizzo con cui sono iscritti. Ogni tentativo di posting senza iscrizione da altro indirizzo (di casa, di lavoro all'estero ecc.) sara' trattenuto per moderazione se proviene da un dominio italiano o INAF (incluso il TNG) mentre verra' rigettato senza preavviso negli altri casi. L'iscrizione e' consentita invece da qualsiasi indirizzo come spiegato sotto.
L'iscrizione alla lista discussioni e' consentita esclusivamente a dipendenti e associati INAF presenti e futuri. Se un dipendente o associato attuale lascia INAF, e provvede personalmente a cambiare il suo indirizzo, continuera' a restare iscritto a discussioni. Iscrizioni associate a indirizzi inesistenti verranno disabilitate e/o ripulite secondo le procedure tecniche standard.
Un dipendente neo-assunto o una persona che ottiene l'associatura successivamente alla creazione della lista potra' iscriversi inizialmente solo col suo indirizzo ufficiale (dopo di che come gli altri potra' cambiarlo liberamente). Le nuove richieste di iscrizione a discussioni saranno approvate dai moderatori solo se provenienti da un indirizzo esistente in dipendenti o associati.
Ogni ulteriore cambiamento di indirizzo (alias alternativi INAF, indirizzi di casa, altre affiliazioni) sara' gestito autonomamente dal singolo utente e non verra' filtrato.
Per le iscrizioni, cancellazioni, modifiche si puo' utilizzare il pannello di controllo della lista .
Nota bene: L'indirizzo di e-mail che si deve utilizzare nel "pannello di controllo" e' quello con cui si e' effettivamente iscritti alla lista. Molti dipendenti sono stati iscritti con un alias ufficiale che non e' quello che utilizzano normalmente.
Regole di utilizzo della lista discussioni
Il contenuto dei messaggi inviati a discussioni non e' di norma sottoposto ad alcun filtraggio (salvo i casi di ovvio spam od off-topic).
Sono ritenuti pertinenti alla lista discussioni tutti i messaggi inerenti alla attivita' ed all'organizzazione dell'INAF , a questioni sindacali o interne dell'Ente, o di altri enti di ricerca in generale purche' sempre attinenti all'INAF.
Per quanto altri tipi di messaggi (di natura umanitaria o politica o altro) siano scoraggiati, non verra' applicato alcun filtraggio sul contenuto, salvo nel caso di ovvio spam o abuso.
Si raccomanda di accertarsi che i messaggi inviati da non iscritti non siano anonimi, inclusi comunicati di natura collettiva [comunicati sindacali, avvisi di congressi, richieste di petizioni ecc.], ed in particolare di firmare personalmente ogni intervento con carattere di conversazione o discussione o risposta ad personam.
E' fatto divieto di inviare simultaneamente lo stesso messaggio a discussioni ed alle liste di informazione, in quanto molti utenti verrebbero raggiunti piu' volte.
Le dimensioni dei messaggi, allegati compresi , non devono essere superiori a 500 K byte
La lista discussioni e' configurata in modo che le risposte vadano di default al mittente del messaggio alla lista. Per inviare le risposte anche alla lista e' necessario utilizzare la forma "rispondi a tutti".
Coloro che avranno configurato la propria utenza in modo digest riceveranno tutti i messaggi cumulativamente una volta al giorno, o una volta superato un volume minimo di traffico (vedi Nota Tecnica) . Questo e' il modo migliore di partecipare senza ricevere mail a cascata in una fase di discussioni accese.La modalita' digest puo' essere abilitata utilizzando il pannello di controllo ed inserendo il proprio indirizzo e-mail nella sezione "Iscritti a Discussione"
In futuro si potra' considerare di classificare i messaggi inviati per argomento (topic) dato che lo strumento software utilizzato (mailman) consente ad ogni utente di iscriversi solo per particolari argomenti.